Los cambios que se vienen en las oficinas

La característica principal de los nuevos proyectos va a ser la flexibilidad de los espacios, mientras que para enfrentar el retorno a las oficinas las empresas deben hacer una planificación de su ocupación.

Fuente: El Mercurio

Fecha: 21.06.2020

Independiente de lo que suceda con la pandemia, algunos desarrolladores de proyectos de oficinas ya están trabajando para entender para qué se necesitan las oficinas y así definir sus características.

PAISES DESARROLLADOS

Aunque la vuelta no ha sido total, algunos países de Europa ya están retomando las actividades y, dependiendo de las regulaciones y medidas gubernamentales, las empresas están adaptando el trabajo con los nuevos protocolos y cambios. Muchas reuniones y encuentros siguen realizándose de forma virtual, así como el teletrabajo.

“Un punto interesante es que en estas naciones no descartan una o más olas de la pandemia, por lo que se mantienen alertas y preparados en caso de que tengan que volver a cerrar las oficinas, lo que implica también tener a todas las personas informadas de los avances y posibles cambios”, dice Gabriella Silva.

Si bien se prevé que las oficinas seguirán siendo el espacio de trabajo de preferencia para la mayoría de las empresas, es poco probable que la vida laboral vuelva a ser la misma que antes del covid-19. Hoy por ejemplo, la mayoría de los proyectos que estaban en planificación y algunos que ya se encontraban en curso, están detenidos y muchos de ellos se están repensando.

Gabriella Silva, consultant workplace strategy & change management JLL, señala que la característica principal de los nuevos proyectos de oficinas va a ser la flexibilidad, es decir, la posibilidad de que se puedan modificar los espacios dependiente de la actividad que se realizará. “El tele-trabajo va a seguir presente, por lo que los espacios van a ser un lugar de encuentro, de colaboración, de generación de ideas, determinar metas generales, entre otros”.

Si las organizaciones lo entienden así, seguramente van a privilegiar la construcción de espacios de interacción, brainstorming rooms, áreas colaborativas y sociales, entre otras. “La tecnología será clave, por lo que el equipamiento para reuniones virtuales en salas también será prioridad”, apunta.

El tema de la salud va a estar también más presente y todos los lineamientos que ayuden a tener oficinas más saludables van a ser tendencia, como espacios abiertos, oferta de comida saludable, ubicación y accesos, amenities para ejercicios y distensión, entre otros.

“Evidentemente todo esto va a depender también del rubro y de la cultura de las organizaciones”, dice.

No obstante, cree que todas las empresas, proveedores y profesionales relacionados con el desarrollo de proyectos de oficinas deben adaptarse a esta nueva situación. “Las compañías tienen que empezar a pensar en cuál es la importancia de sus oficinas, cuál es su principal uso y por qué sus empleados necesitan ir a las oficinas, sobre todo en un contexto actual donde muchas organizaciones tienen a sus equipos trabajando desde casa, con mayor o mediano éxito”.

PLANIFICACION

Cuando termine la pandemia, la mayoría de las personas que trabajan en oficinas deberá retornar a ellas, por lo que las empresas tienen que replantear sus estándares respecto a la distribución de espacios y capacidades de los ya establecidos, considerando además que el distanciamiento social se deberá mantener por un tiempo largo.

Gabriella Silva destaca que lo primero que deben hacer es un cambio en la planificación de la ocupación de la oficina, con el objetivo de lograr una reducción de espacio. “Una de sus formas es remover puestos o bloquear estaciones de trabajo -como los espacios comunes de descanso o sala de reuniones-. En este sentido, es primordial planear, porque por ejemplo si una empresa decide reducir la cantidad de personas, pero finalmente todos convergen en un mismo punto -como los espacios comunes- se generaría un riesgo”.

También es necesario que definan cuáles son las áreas de la oficina que se transitan con mayor frecuencia y ver la posibilidad de cerrar algunos accesos para limitar el movimiento dentro de ellos. Las salas de reuniones deben ser reducidas en cuanto a su capacidad máxima para mantener distanciamiento físico.

Respecto a las áreas sociales, como comedores, cafeterías y áreas de distensión –ya que son las que presentan la mayor cantidad de personas en momentos determinados-, es importante que analicen si deben ser cerradas o controlar su uso en turnos.

Sin embargo, aclara que todo va a depender de las características de las oficinas. “La clave en esta situación es la flexibilidad para responder a cambios en forma rápida, especialmente por la incertidumbre de lo que pueda suceder. Hoy se observan oficinas modernas y flexibles que son mayormente propensas a poder modificar su layout (diseño).

OTRO CONCEPTO

Para las empresas que decidan continuar con el home office y en consideración de que muchos de sus empleados no cuentan con una buena conectividad para trabajar desde sus hogares y tampoco con el mobiliario e infraestructura necesaria, el servicio de arriendo de oficinas compartidas surge como una buena alternativa, ya que permite implementar el teletrabajo de acuerdo a los nuevos requerimientos de la ley, en términos de mobiliario y ergonomía.

De esta forma, la empresa puede externalizar y dejar en manos de especialistas cosas tan importantes como la búsqueda de un escritorio idóneo para su colaborador o incluso identificar los metros cuadrados que éste necesita para poder cumplir sus funciones diarias de manera adecuada.

Pronto Business Center posee tres centros implementados con este sistema, en Nueva Apoquindo, Huechuraba y El Cortijo. “Nuestros clientes están muy satisfechos con esta modalidad, ya que les ha permitido adaptar los espacios a su realidad. Tenemos agencias de diseño, corredores de propiedades y abogados, entre otros, los cuales han ido variando desde arrendar oficinas para seis personas, cambiándose a oficinas para cuatro, o estaciones de trabajo por un período momentáneo, mientras retoman sus funciones con normalidad”, explica la gerenta general María Teresa Ondarza.