Fuerte demanda por optimizar los espacios

Como hoy muchas empresas están planificando volver a trabajar en un formato híbrido, los puestos itinerantes y los espacios colaborativos son los cambios más relevantes que están implementando en las oficinas.

Fuente: El Mercurio

Fecha: 29.08.2021

Empresas requieren oficinas con espacios flexibles y colaborativos. La prioridad de las empresas es reducir costos sacando el máximo provecho al espacio de trabajo, además de promover la participación y el apoyo entre los colaboradores para aumentar la productividad y obtener los mejores resultados.

La pandemia ha ido moldeando la forma de trabajar, así como las necesidades en cuanto a espacios y estilos. Aunque existe coincidencia en que las empresas siempre necesitarán una oficina, gran parte de ellas hoy están buscando adaptar sus lugares de trabajo a la nueva realidad, ya sea reduciéndolos o maximizando los metros cuadrados disponibles.

“Al comparar los requerimientos por optimizar oficinas ingresados antes y después de la crisis sanitaria, podemos concluir que la demanda se ha triplicado. Al inicio de la pandemia, la demanda se concentraba en aplicar reducciones de espacios por temas económicos de las empresas. Hoy, en cambio, se debe más que nada al alza del teletrabajo”, señala Diana Mediano, gerente del Gerenciamiento de Proyectos de Colliers.

Aaron Rozenbaun, gerente de Proyect & Development Services Cushman & Wakefield, indica que la demanda por la optimización de los espacios de trabajo, en términos de readecuar los existentes y/o por la disminución de la superficie, se ha multiplicado por 10. “Si en 2019 teníamos dos o tres requerimientos de este tipo al año, en 2020 fueron 15 y hoy ya llevamos sobre 20 solicitudes y consultas, lo que supone una tendencia al alza de manera exponencial”.

La optimización de espacios de oficinas consiste en sacar el máximo provecho a los metros cuadrados disponibles y para esto es necesario establecer si realmente el espacio se adapta a las necesidades de la empresa. “En muchos casos, tras hacer el análisis correspondiente, se concluye que es posible incluso liberar espacio, algo que un número importante de empresas está haciendo. Al mismo tiempo se aplican cambios de diseño y en ocasiones estructurales, utilizando las superficies de manera funcional, por ejemplo, a través de cubículos en espacios abiertos o de espacios multifuncionales”, explica Mediano.

Actualmente, muchas empresas están embarcadas en diseñar planes para volver a la oficina en un formato híbrido, lo que implica que los colaboradores no están todo el día, ni todos los días en ella. ”Esto significa que si se mide esa cantidad de horas en las que los puestos de trabajo no están siendo ocupados, hay espacio por el que se está pagando en vano. De ahí que aparece la idea de los espacios no asignados, esto es, quien llega a la oficina se sienta en un escritorio disponible -previa reserva del mismo-, lo que genera un ahorro importantísimo en muchas líneas, no solo arriendo, sino además clima, electricidad, agua, gastos comunes, entre otros”, comenta Rozenbaun.

PRINCIPALES CAMBIOS

Las empresas también se han flexibilizado y gran parte ha adoptado el trabajo hibrido -trabajar en home office y desde la oficina-, considerando turnos de trabajo para maximizar los espacios. “Se han extendido los espacios de reuniones informales, ya que los empleados tienden a ir a la oficina cuando deben hacer gestiones con otros compañeros y trabajan desde casa cuando necesitan hacer trabajo de concentración”, asegura la gerente de Colliers.

Entre los cambios más importantes destacan los puestos itinerantes y los espacios colaborativos. Y es así como los puestos de trabajo se usan de manera más eficiente, de acuerdo con las necesidades que vayan surgiendo. “Por otra parte, aunque en un comienzo se pensaba que las personas evitarían reunirse, se ha impulsado la creación de espacios abiertos que promuevan el intercambio de ideas y trabajo en equipo”, agrega.

El gerente de Cushman & Wakefield enfatiza que las empresas han comprendido que el colaborador opera de diferentes modos de acuerdo con la naturaleza de la tarea, lo que significa que para un proyecto se junta con su equipo, luego requiere un lugar donde poder concentrarse en responder correos importantes o tomar una video llamada, posteriormente tomar un café mientras conversa una idea o un negocio. “Esto finalmente se traduce en que la oficina de hoy, más que un espacio abierto lleno de escritorios sin usar, requiere de una multiplicidad de lugares y debe ofrecer flexibilidad para dar cabida a las relaciones, a las interconexiones y colaboraciones dentro del equipo”.

A su juicio, los mayores cambios que se observan son flexibilidad de los espacios, más lugares de colaboración, tecnologización para asegurar conexiones remotas óptimas e integración de los sistemas (luces y clima), controlar o agendar los espacios desde el celular y muchos amenities (cafetería amplia, salas de reuniones de diversas formas y tamaños, espacios de colaboración informales, etc.).

PRIORIDADES

Para estos expertos, la prioridad de las empresas es reducir costos sacando el máximo provecho al espacio de trabajo, así como promover la colaboración y el apoyo entre los empleados para aumentar la productividad y obtener los mejores resultados. “Esto se logra a través de espacios colaborativos, donde se potencie el intercambio de ideas y el trabajo de equipo: espacios abiertos, estaciones de café y un diseño armónico forman parte del nuevo concepto”, precisa Diana Mediano.

Aaron Rozenbaun cree que las empresas han entendido que la oficina ya no es el lugar para ir a ocupar un escritorio, sino que para hacer tareas de diversa índole que, por su naturaleza, requieren distintos lugares. “Eso es lo que se busca hoy, oficinas altamente flexibles, con mucho lugar de colaboración en diversos formatos, que entreguen un alto grado de confort físico e induzca al desarrollo de la creatividad y la interacción”.

EFICIENCIA

Según estimaciones de Colliers, el porcentaje de ahorro de metraje que implica una optimización del espacio de oficinas puede sobrepasar el 50%, pero todo dependerá de las necesidades de la empresa. El primer paso para comenzar a trabajar es la realización de un Workplace Assesment, estudio en profundidad sobre la organización y su fuerza de trabajo para determinar todos los cambios que requiere el espacio para ser ocupado de una manera eficiente.